Regulamento

1. Enquadramento e Objetivo

O presente Regulamento do Canal de Denúncias interno destina-se a disponibilizar informação adequada àqueles que pretendam denunciar uma infração, cumprindo o determinado pelo artigo 16.º do Regime Geral de Proteção de Denunciantes de Infrações (RGPDI) que reporta à "obrigação de informação".

A Estratégia Nacional Anticorrupção 2020-2024, aprovada pela Resolução do Conselho de Ministros n.º 37/2021, de 6 de abril, orientada para a prevenção, deteção e repressão da corrupção, identifica medidas a implementar nos próximos anos, centradas num conjunto de sete prioridades, entre elas prevenir e detetar os riscos de corrupção na ação pública.

No âmbito do Regime Geral de Proteção de Denunciantes de Infrações (RGPDI), ratificado pela Lei n.º 93/2021, datada de 20 de dezembro, a qual transpôs a Diretiva (UE) 2019/1937 do Parlamento Europeu e do Conselho, datada de 23 de outubro de 2019, relativa à proteção das pessoas que denunciam violações do direito da União, e do n.º 1 do artigo 8.º, do Regime Geral da Prevenção da Corrupção (RGPC), aprovado pelo Decreto-Lei n.º 109-E/2021, de 9 de dezembro, a DRIVEWIZ CONSULTORIA, enquanto pessoa coletiva com sede em Portugal que emprega 50 ou mais trabalhadores, assegura, em conformidade com o referido regime, a implementação de um canal de denúncias.

Deste modo, foi criado um Canal de Denúncias interno, como mecanismo de prevenção, deteção e sancionamento de atos de corrupção e infrações conexas, levados a cabo contra ou através da entidade.

O canal de denúncias da DRIVEWIZ CONSULTORIA foi criado para oferecer um ambiente seguro e confidencial em que indivíduos possam relatar irregularidades ou preocupações sem medo de retaliação. Valorizamos a integridade e a transparência, e agradecemos a todos os que contribuem para a mantermos os nossos padrões éticos.

Este instrumento visa prevenir, detetar e sancionar violações, conforme estabelecido no artigo 2.º do RGPDI, assim como, atos de corrupção e infrações relacionadas de acordo com o definido nos artigos 3.º e 8º do Regime Geral da Prevenção da Corrupção (RGPC), bem como a transgressão do Código de Conduta.

2. O Denunciante

É considerado denunciante a pessoa singular que denuncie ou divulgue publicamente uma infração com fundamento em informações obtidas no âmbito da sua atividade profissional, descritos no n.º 2 do artigo 5.º da Lei n.º 93/2021:

• Os trabalhadores da DRIVEWIZ CONSULTORIA;
• Os prestadores de serviços, contratantes, subcontratantes e fornecedores, bem como quaisquer pessoas que atuem sob a sua supervisão e direção;
• Os titulares de participações sociais e as pessoas pertencentes a órgãos de administração ou de gestão ou a órgãos fiscais ou de supervisão, incluindo membros não executivos;
• Voluntários e estagiários, remunerados ou não remunerados.

A qualidade de Denunciante aplica-se, igualmente a qualquer pessoa que possua informações relativas a atos de corrupção e infrações conexas para os efeitos do RGPC, aprovado em anexo ao Decreto-lei n.º 109-E/2021, de 9 de dezembro.

O denunciante que, de boa-fé, e tendo fundamento sério para crer que as informações são, no momento da denúncia ou da divulgação pública, verdadeiras, denuncie ou divulgue publicamente uma infração, beneficia da proteção conferida pelo RGPDI (artigo 6.º RGPDI).

O denunciante anónimo que seja posteriormente identificado beneficia da proteção conferida pela referida lei, contanto que satisfaça as condições acima referidas.

O denunciante que apresente uma denúncia externa sem observar as regras de precedência previstas nas alíneas a) a e) do n.º 2 do artigo 7.º do RGPDI, beneficia da proteção conferida pelo citado regime se, aquando da apresentação, ignorava, sem culpas, tais regras.

As denúncias que não estejam contempladas no âmbito do previsto serão arquivadas. A proteção conferida pelo RGPDI é extensível, com as devidas adaptações, a:

• Pessoa singular que auxilie o denunciante no procedimento de denúncia e cujo auxílio deva ser confidencial, incluindo representantes sindicais ou representantes dos trabalhadores;
• Terceiro que esteja ligado ao denunciante, designadamente colega de trabalho ou familiar, e possa ser alvo de retaliação num contexto profissional;
• Pessoas coletivas ou entidades equiparadas que sejam detidas ou controladas pelo denunciante, para as quais o denunciante trabalhe ou com as quais esteja de alguma forma ligado num contexto profissional.

3. Proteção do Denunciante

O denunciante beneficia de condições especiais de proteção, as quais, entre outras, visam evitar ações de retaliação (diretas ou indiretas).

Para que o denunciante beneficie da proteção conferida legalmente, é necessário que a denúncia seja realizada de boa-fé, isto é, exista fundamento sério para crer que as informações são verdadeiras, no momento da denúncia ou da divulgação pública.

As participações ou denúncias apresentadas nos termos previstos no RGPDI não podem servir de fundamento à prática de qualquer ato de retaliação relativamente ao seu autor, mesmo que seja um denunciante anónimo que seja posteriormente identificado. É, pois, proibido praticar atos de retaliação contra o denunciante (n.º 1 do artigo 21.º do RGPDI).

Considera-se ato de retaliação o ato ou omissão que, direta ou indiretamente, ocorrendo em contexto profissional e motivado por uma denúncia interna, externa ou divulgação pública, cause ou possa causar ao denunciante, de modo injustificado, danos patrimoniais ou não patrimoniais. As ameaças e as tentativas dos atos e omissões são igualmente havidas como atos de retaliação.

Independentemente da responsabilidade civil a que haja lugar, o denunciante pode requerer as providenciais adequadas às circunstâncias do caso, com o fim de evitar a verificação ou a expensão de danos (n.º 5 do artigo 21.º do RGPDI).

As medidas de apoio a denunciantes estão previstas no artigo 22.º do RGPDI. Desde logo, os denunciantes têm direito, nos termos gerais, a proteção jurídica, podendo igualmente beneficiar, nos termos gerais, de medidas para proteção de testemunhas em processo penal (n.º 2 do artigo 21.º do RGPDI).

4. Responsabilidade do Denunciante

O denunciante não incorre em responsabilidade por violação de deveres de confidencialidade ou outros, sempre que a denúncia seja feita de acordo com os requisitos impostos no RGPDI, nomeadamente:

• Não constitui fundamento de responsabilidade disciplinar, civil, contraordenacional ou criminal;
• O denunciante não responde pela violação de eventuais restrições à comunicação ou divulgação de informações constantes de denúncia ou da divulgação pública;
• O denunciante não é responsável pela obtenção ou acesso a informações que motivam a denúncia ou divulgação pública, exceto nos casos em que a obtenção ou acesso às informações constitua crime;

Contudo, o referido acima não prejudica a eventual responsabilidade do denunciante por atos ou omissões não relacionados com a denúncia ou com a divulgação pública.

A proteção do denunciante não afasta os direitos e as garantias processuais reconhecidas às pessoas visadas na denúncia, as quais, caso não se comprovem as denúncias contra si dirigidas, têm o direito de agir judicialmente, designadamente, ao abrigo do disposto no artigo 365.º do Código Penal.

A pessoa visada beneficia da presunção de inocência e do direito ao bom nome, devendo o tratamento da denúncia ser diligente, proporcional e confidencial.

A pessoa visada é informada da existência de denúncia e do essencial do seu teor apenas quando tal não comprometa diligências de investigação, recolha de prova ou medidas necessárias para prevenir destruição de evidência.

Quando aplicável, é assegurado o direito de resposta/contraditório em momento adequado e compatível com a confidencialidade do denunciante e de terceiros e com as necessidades de investigação.

5. Forma e Admissibilidade de Denúncias

O canal de denúncias permite a apresentação de denúncias, por escrito e ou verbalmente, por trabalhadores, anónimas ou com identificação do denunciante.

Caso seja admissível a denúncia verbal, os canais de denúncias permitem a sua apresentação por telefone ou através de outros sistemas de mensagem de voz e, a pedido do denunciante, em reunião presencial.

Formas de Contacto (artigo 16.º do RGPDI)

¹ A exposição verbal perante trabalhador credenciado e identificado, pressupõe a aposição das correspondentes assinaturas e a entrega ao denunciante do comprovativo do registo da denúncia, para o qual previamente se obteve o respetivo consentimento.

² A denúncia presencial pressupõe a opção, pelo denunciante, entre o registo da denúncia em ata, ou entre o preenchimento assistido da informação diretamente no formulário online, situação em que se lavrará o auto de ocorrência.

A todas as denúncias, qualquer que seja o modo da sua apresentação/manifestação, aplicam-se as mesmas regras procedimentais, designadamente na garantia da transparência da atuação administrativa, e nos prazos legalmente definidos, preferencialmente por via de comunicação promovida por correio eletrónico para endereço disponibilizado pelo denunciante.

A possibilidade de apresentação de denúncias anónimas, não invalida que a DRIVEWIZ CONSULTORIA possa sugerir aos denunciantes a indicação de, pelo menos, um meio através do qual possam ser contactados em fase subsequente (por ex. um endereço de e-mail que não identifique o denunciante), caso tal se revele necessário no âmbito da averiguação.

A denúncia com identificação do seu autor, permite o contacto direto, propiciando que possam ser clarificados aspetos essenciais ao enquadramento da irregularidade/infração/desconformidade decorrentes da insuficiência, ou incompletude da comunicação, assim como de eventuais equívocos, tendo em vista o apuramento completo e esclarecido da informação pertinente à apreciação preliminar.

6. Informação a Incluir na Denúncia

Para que a DRIVEWIZ CONSULTORIA possa efetuar o tratamento da denúncia de forma eficaz, a mesma deverá ser apresentada de forma concreta e objetiva, atendendo a critérios de relevância dos factos, substancialidade, boa-fé e veracidade e, estar devidamente fundamentada, permitindo o seu adequado enquadramento e correta análise, mencionando obrigatoriamente os seguintes elementos:

• Identificação de denúncia anónima ou não;
• Identificação de seguimento de denúncia;
• A relação do denunciante com a empresa;
• O motivo da denúncia;
• A data ou período em que ocorreram os factos e recorrência da mesma;
• A descrição da infração, com o maior detalhe possível, incluindo os locais;
• A forma como tomou conhecimento dos factos;
• As provas que fundamentem a denúncia.

Caso se releve necessário, a equipa responsável pelo tratamento de denúncias pode solicitar ao denunciante que clarifique a denúncia apresentada ou que preste informações adicionais, o que será efetuado, preferencialmente, através do próprio canal de denúncias ou, em alternativa não preferencial, através do endereço eletrónico, endereço postal ou contacto telefónico, caso fornecido pelo denunciante.

7. Receção de Denúncias

As denúncias recebidas são tramitadas através da plataforma informática, específica de gestão de documentos e de processos, pelos trabalhadores afetos a essa tarefa.

O Canal de Denúncias é gerido pelo Responsável de Compliance, com autonomia funcional para a receção, análise e seguimento das denúncias.

Sempre que a denúncia incida, direta ou indiretamente, sobre o Responsável de Compliance, ou exista conflito de interesses real ou aparente, este fica impedido de intervir no processo, sendo a gestão assegurada por substituto designado pela Direção, podendo recorrer-se a entidade externa independente quando necessário. O impedimento e a substituição são registados no processo.

No prazo de sete dias, o denunciante deverá ser notificado da receção da denúncia por parte do trabalhador que lhe dará seguimento, e informado de forma clara e acessível, dos requisitos, autoridades competentes e forma e admissibilidade da denúncia externa, nos termos do n.º 2 do artigo 7.º e dos artigos 12.º e 14.º do RGPDI.

8. Tramitação de Denúncias

No seguimento da denúncia (artigo 11.º da Lei n.º 93/2021, de 20 de dezembro), a DRIVEWIZ CONSULTORIA pratica os atos internos adequados à verificação das alegações contidas na denúncia e, se for caso disso, à cessação da infração denunciada, inclusive através da abertura de um processo de natureza adequada, da comunicação a autoridade competente para investigação da infração, incluindo as instituições, órgãos ou organismos da União Europeia.

As denúncias são analisadas caso a caso em função das matérias, competências das autoridades e legislação aplicável. Em tudo o que não esteja previsto no RGPDI, em matéria contraordenacional, aplica-se o disposto no regime geral do ilícito de mera ordenação social, aprovado pelo Decreto-Lei n.º 433/82, de 27 de outubro (artigos 12.º, 15.º, 16.º e 30.º do RGPDI).

A DRIVEWIZ CONSULTORIA, enquanto entidade obrigada, comunica ao denunciante as medidas previstas ou adotadas para dar seguimento à denúncia e a respetiva fundamentação, no prazo máximo de três meses a contar da data da receção da denúncia (n.º 3, do artigo 11.º do RGPDI), ou de seis meses quando a complexidade da denúncia o justifique.

Caso o denunciante o tenha requerido, a qualquer momento, a DRIVEWIZ CONSULTORIA informa-o do resultado da análise efetuada à denúncia no prazo de 15 dias após a respetiva conclusão (n.º 4, do artigo 11.º do RGPDI).

Após a receção, a denúncia é sujeita a triagem inicial para confirmar o enquadramento no âmbito do Canal, a existência de informação mínima para diligências razoáveis e a inexistência de conflitos de interesses.

Sempre que necessário e possível, podem ser solicitados esclarecimentos adicionais ao denunciante, preservando a confidencialidade.

Podem ser arquivadas denúncias manifestamente alheias ao âmbito do Canal, manifestamente infundadas após análise preliminar, ou que não permitam diligências mínimas mesmo após pedido de esclarecimentos (quando aplicável).

Se o denunciante estiver identificado e for possível contactá-lo, é prestada informação do arquivamento e, quando apropriado, indicação de via alternativa, sem comprometer confidencialidade nem investigação.

O processo é encerrado quando concluídas as diligências necessárias e definidas medidas (quando aplicável), sendo registada fundamentação sucinta do encerramento e das medidas adotadas.

9. Confidencialidade e Proteção de Dados

A Política de Privacidade do Canal de Denúncias encontra-se disponível na plataforma externa do Canal e descreve, de forma completa, a recolha de informações, o uso das informações, o armazenamento e segurança, o compartilhamento de informações, a retenção de informações, os direitos do titular dos dados e as alterações à política.

O tratamento de dados pessoais ao abrigo da presente lei observa o disposto no RGPD.

Os canais de denúncia devem garantir a exaustividade, a integridade e a conservação da denúncia, a confidencialidade da identidade ou o anonimato dos denunciantes, bem como de terceiros mencionados na denúncia, e o acesso exclusivo de pessoas autorizadas a aceder aos dados constantes da denúncia (artigo 9.º do RGPDI).

Os trabalhadores ou serviços designados para a receção de denúncias através do canal de denúncias, respetivo tratamento e seguimento, devem garantir a independência, a imparcialidade, a confidencialidade, a proteção de dados, o sigilo e a ausência de conflitos de interesses (n.ºs 2 e 4, do artigo 9.º do RGPDI).

A identidade do denunciante, bem como as informações que, direta ou indiretamente, permitam deduzir a sua identidade, têm natureza confidencial e são de acesso restrito às pessoas responsáveis por receber ou dar seguimento a denúncias (n.º 1, do artigo 18.º do RGPDI). A obrigação da confidencialidade é extensível a quem tenha recebido informações sobre denúncias (n.º 2, do artigo 18.º do RGPDI). A obrigação de confidencialidade estende-se a quem tiver recebido informações sobre denúncias, ainda que não responsável ou incompetente para a sua receção e tratamento (n.º 2 do artigo 18.º RGPDI).

É assegurada a proteção da informação e dos dados contidos nas denúncias e respetivos registos através dos seguintes mecanismos de controlo:

• O acesso à plataforma dedicada ao tratamento e repositório dos dados é efetuado apenas por pessoas autorizadas, mediante identificação e credenciais de acesso;
• São atribuídos perfis específicos a cada um dos utilizadores com acesso à informação;
• Os dados contidos em suporte de papel, encontram-se em local protegido e de acesso controlado;
• Registo atualizado das pessoas com acesso aos dados.

A identidade da pessoa visada é igualmente confidencial (n.º 2, do artigo 25.º do RGPDI). A identidade do denunciante só é divulgada em decorrência de obrigação legal ou de decisão judicial, nos termos definidos pelo n.º 3 e 4 do artigo 18.º do RGPDI.

A identidade do denunciante só é divulgada em decorrência de obrigação legal ou de decisão judicial, e após comunicação escrita ao denunciante indicando os motivos da divulgação dos dados confidenciais em causa, exceto se a prestação dessa informação comprometer as investigações ou processos judiciais relacionados (n.ºs 3 e 4, do artigo 18.º do RGPDI).

A DRIVEWIZ CONSULTORIA mantém um registo das denúncias recebidas e conserva-as, pelo menos, durante o período de cinco anos e, independentemente desse prazo, durante a pendência de processos judiciais ou administrativos referentes à denúncia (artigo 20.º da referida Lei).

Os trabalhadores que efetuam a triagem das denúncias, procedem à eliminação dos dados pessoais que manifestamente não forem relevantes para o tratamento das mesmas (artigo 19.º da Lei n.º 93/2021, de 20 de dezembro).